Extern transport ziekenhuisapotheek

003501 v.10

Doel

Deze procedure beschrijft de verantwoordelijkheden en werkwijze bij het transport van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen (hierna te noemen goederen) naar de externe instellingen met als doel het afleveren van de juiste goederen op de juiste plaats en tijdstip zonder verlies van kwaliteit.

Procedure

Algemeen

Verantwoordelijke

Goederen worden op een adequate wijze vervoerd waarbij gelet moet worden op:

  • Het niet blootstaan aan te grote koude of warmte
  • Het niet verontreinigen of verontreinigd worden van of door andere goederen
  • Het goed geïdentificeerd verpakt zijn
  • Het nemen van voorzorgsmaatregelen tegen morsen, breuk en diefstal

Hierbij wordt altijd gebruik gemaakt van een volledig ingevuld transportformulier. De formulieren zijn te vinden op de L-schijf: L:\units\logistiek\transport\transportformulieren. Bij het afleveren moet op het transportformulier voor ontvangst worden getekend door zowel chauffeurs als degene die de goederen in ontvangst neemt.

De chauffeurs zijn verantwoordelijk voor het vervoer van de goederen van de apotheek naar de externe instellingen en overige adressen en niet voor de selectie van de goederen.
De chauffeurs zijn geïnstrueerd en werken volgens de instructies van de ziekenhuisapotheek. Tevens zijn de chauffeurs op de hoogte over hoe om te gaan met risicovolle geneesmiddelen en hoe te handelen bij breuk, zie werkinstructie Morsen en extravasatie.
Chauffeur / Logistiek medewerker
Alle goederen moeten in de primaire verpakking in een verzegelde bak en onherkenbaar worden vervoerd om aard en samenstelling van de goederen voor onbevoegde personen onbekend te laten. Goederen die niet in de bakken passen of al een transport verpakking hebben worden niet in een verzegelde bak vervoerd maar in de eigen verpakking.
Apothekersassistenten / Logistiek medewerker
De goederen zijn voorzien van een pakbon en afleveradres en worden per afleveradres gegroepeerd vervoerd.
De goederen worden stabiel en op een vlakke ondergrond vervoerd en mogen niet te hoog worden gestapeld om breuk en verontreiniging te voorkomen. Indien er onverhoopt toch iets voorvalt dan dient dit altijd direct te worden gemeld bij het hoofd FPZ instellingen voordat de goederen worden afgeleverd.
Chauffeur / Logistiek medewerker
Bij het onbeheerd achterlaten van het transportvoertuig wordt deze afgesloten.
Chauffeur / Logistiek medewerker
De goederen worden op een vooraf afgesproken plaats en tijdstip afgeleverd.
Chauffeur / Logistiek medewerker
De week medicatie (bulk levering) voor de externe instellingen wordt op een vaste dag en tijdstip geleverd (= wissel dag). Deze dag is terug te vinden in het weekschema “Schema ritten medicatie” op de L-schijf (L:\units\logistiek\transport\).
Chauffeur / Logistiek medewerker

Transport

Naast de goederen die door de ziekenhuisapotheek worden geleverd, kan het vervoer in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de ziekenhuisapotheek worden uitbesteed aan:

  • Transport GGZ-Drenthe (transportdienst van GGZ)
  • QuickTrans (externe commerciële koeriersdienst)
  • Multa bedrijven transport&logistiek (Vanboeijen)

die de goederen volgens de gestelde eisen van de apotheek van het WZA vervoerd. Zie procedure Uitbesteding activiteiten.

Bij het transport wordt altijd een transport formulier meegegeven. Per instelling is een blanco transportformulier te vinden bij de unit logistiek. Hierop staat vermeld:

  • Naam instelling
  • Afleveradres
  • Afdelingen
  • Aantal bakken
  • Opiaten meegeleverd
  • Enveloppen per adres / afdeling
  • Ontvangstparaaf afleveradres

Dit formulier dient altijd volledig ingevuld te worden. Het originele transportformulier blijft bij het WZA en een kopie gaat mee met de externe transporteur.

Logistiek medewerker

Koeltransporten

Goederen die koel bewaard moeten worden, worden vervoerd in een koelbox volgens de werkinstructie Koelboxen voor transport. De goederen worden voorzien van een stikker met de tekst “Koelkast artikel” en als zodanig afgeleverd.
Apothekersassistenten / Logistiek medewerker
Het gebruik van de koelboxen is gevalideerd.
Ter controle zal incidenteel een koeltransport m.b.v. een temperatuur datalogger worden gemonitord. Het gebruik van de datalogger gaat volgens werkinstructie LogTag Trix 8 temperatuur recorder.
Het koeltransport van geneesmiddelen kan ook door een externe transporteur worden uitgevoerd. Dit wordt beschreven in het formulier Richtlijnen en eisen chauffeur transport geneesmiddelen.
De koelpropducten worden klaargezet in een koelbox in het magazijn van de apotheek.
Logistiek medewerker / kwaliteitsfunctionaris

Incidentele spoed ritten

Incidentele ritten kunnen, als de planning van logistiek dit niet toelaat worden uitgevoerd door een externe transporteur. De voorkeurs transporteur is Quicktrans.
Logistiek medewerker

Werkwijze afleveren

De goederen worden vervoerd in verzegelde blauwe bakken. De apothekers- assistent / chauffeur / logistiek medewerker verzegelt de bakken en plaatst indien nodig een kaartje met de tekst “inhoud bevat opiaten” op de bak.
Apothekersassistent / chauffeur / logistiek medewerker
De bakken voor het betreffende transport worden door een medewerker van de apotheek verzameld in het magazijn op het afgesproken tijdstip. Koelproducten worden vlak voor vertrek uit de koeling gehaald en met een koelbox vervoerd, zie werkinstructie Koelboxen voor transport.
Logistiek medewerker / apothekersassistent
De medewerker van de apotheek vult een transport formulier in.
Logistiek medewerker
Op het transport formulier moet door de logistiek medewerker / chauffeur worden ingevuld:

  • Het aantal (verzegelde) bakken per afleveradres
  • Indien van toepassing aankruisen: ‘opiaten meegeleverd’
  • Enveloppen per adres / afdeling
  • Datum en tijdstip van levering
  • Paraaf
Logistiek medewerker
D.m.v. een kaartje met de tekst ‘inhoud bevat opiaten’ wordt door de apothekersassistent aangeven dat er opiaten in de blauwe bak zitten. De opiaten zijn verpakt in een dicht geniete papieren zak.
Apothekersassistent
Na invullen van het transport formulier verwijdert de logistiek medewerker dit kaartje van de blauwe bak omdat de inhoud van de bak niet herkenbaar mag zijn.
Op de rode verzegeling die de bak verzegelt wordt met stift een sterretje gezet zodat voor de chauffeur zichtbaar is dat er een opiaat in zit.
Logistiek medewerker
De chauffeur controleert het aantal bakken en ondertekent het transport formulier.

Komt het aantal bakken niet overeen met het transport formulier dan neemt de chauffeur contact op met de apotheek. Als bakken niet verzegeld zijn, dan mogen de goederen niet afgeleverd worden en moeten alsnog verzegelt worden door het eigen transport van de apotheek of mee teruggenomen worden naar de apotheek!

Chauffeur / Logistiek medewerker

Voor externe transporteurs worden 2 formulieren ingevuld.

Formulier 1 blijft, na ondertekening door de chauffeur, in de apotheek. Deze wordt in de dossierbak “GGZ” of “Quicktrans” opgeborgen in het magazijn
Logistiek medewerker
Formulier 2 is bestemd voor de externe chauffeur. Dit formulier komt later retour en wordt gebruikt voor de facturering.
Chauffeur / Logistiek medewerker

Voor eigen transport door de apotheek wordt 1 formulier ingevuld.

Aan het einde van de dag wordt dit formulier in de dossier bak “Apotheek” opgeborgen.
Bij een afwijkende rit waarvan de kosten van het transport voor het WZA zijn wordt het transportformulier “afwijkende (spoed)” ingevuld.
De chauffeur levert de bakken af bij het betreffende afleveradres en laat voor ontvangst tekenen.
Indien niemand aanwezig is op het afleveradres wordt medicatie niet onbeheerd achtergelaten en vult de chauffeur een Afwezigheidsformulier bij afleveren in en laat deze achter. Hier op staat dat de medicatie in het ziekenhuis dan wel op een ander adres kan worden opgehaald.
Uitzondering hierop zijn de adressen waar de chauffeur een sleutel van heeft en de medicatie in een afgesloten ruimte kan achterlaten welke alleen door medewerkers de instelling toegankelijk is. In dit geval volstaat N.A.W. (niemand aanwezig) op het transport formulier.
Chauffeur / Logistiek medewerker
De chauffeur neemt de aanwezige lege bakken mee terug naar de ziekenhuisapotheek.
Chauffeur / Logistiek medewerker

Werkwijze retouren

Retourmedicatie moet in een afgesloten en verzegelde bak mee teruggenomen worden naar de apotheek.
Chauffeur / Logistiek medewerker
Opiaten moeten samen met de ingevulde opiatenkaart in een verzegelde blauwe bak terug naar de apotheek. Hiervoor heeft de chauffeur altijd rode verzegel doppen ter beschikking, die door de apotheek geleverd worden.
Medewerker afleveradres

Afhandeling

De transportlijsten worden gedurende 1 maand bewaard in de ziekenhuisapotheek.
Logistiek medewerker