Geneesmiddelenkoelkast/vriezer


011808 v.3

Doel

Deze werkinstructie beschrijft het beheer, temperatuurregistratie, onderhoud en schoonmaak van de geneesmiddelenkoelkasten en geneesmiddelenvriezers in het ziekenhuis. Deze werkinstructie is ook bestemd voor instellingen die van medicatie worden voorzien door de apotheek van het WZA.

Benodigdheden

Bij gebruik van een gekalibreerde thermometer

  • Gekalibreerde thermometer

Bij gebruik van een Testo Datalogger

  • Datalogger Testo 175T1
  • Software Testo Comsoft Basic 5 (te downloaden via www.testo.nl)
  • USB kabel (is meegeleverd)

Werkwijze

Beheer

Het afdelingshoofd of teamleider is verantwoordelijk voor het beheer van de koelkast/vriezer. Uitvoerende taken m.b.t. het beheer kunnen worden uitgevoerd door een aangewezen medewerker van de afdeling.

Algemeen

  • Zorg er voor dat de deur van de koelkast/vriezer zo kort mogelijk open staat.
  • Open de koelkast/vriezer niet onnodig.
  • Indien de koelkast een vriesvak bevat: ontdooi de koelkast 2 x per jaar.
  • Controle van de temperatuur in de koelkast/vriezer kan m.b.v. een gekalibreerde thermometer of een datalogger worden uitgevoerd.
  • Plaats de thermometer/datalogger aan de kant waar de koelkast/vriezer opengaat en warme lucht naar binnen kan. Bijv. deur draait naar rechts open: plaats thermometer/datalogger midden links in de koelkast/vriezer (niet in de deur).

Eisen

  • Temperatuur van de geneesmiddelenkoelkast moet liggen tussen 2 – 8 °C.
  • Temperatuur van de geneesmiddelenvriezer moet liggen tussen -25 – -15 °C.
  • Alleen geneesmiddelen en vaccins die koel bewaard moeten worden, mogen in de koelkast staan (dus géén etenswaren).
  • Wanneer er geen aparte geneesmiddelenkoelkast aanwezig is, mag medicatie ook in een apart afgesloten bakje in de koelkast worden bewaard.
  • De inhoud moet circa 2 cm vanaf de wanden staan om een goede luchtcirculatie te krijgen.
  • De koelkast/vriezer mag voor maximaal driekwart gevuld zijn.
  • Er mogen geen geneesmiddelen in de deur worden geplaatst.
  • Zie de URS geneesmiddelenkoelkast voor specifieke eisen bij aanschaf van een koelkast.

Temperatuurregistratie m.b.v. een gekalibreerde thermometer

Bij gebruik van een gekalibreerde thermometer moet de temperatuur dagelijks worden afgelezen en geregistreerd in het logboek geneesmiddelenkoelkast, gekalibreerde thermometer.

Temperatuurregistratie m.b.v. een Testo datalogger

Bij gebruik van een Testo datalogger wordt de temperatuur dagelijks afgelezen en geregistreerd in het desbetreffende logboek. Daar naast wordt de Testo datalogger wekelijks uitgelezen en worden de gegevens opgeslagen op de computer.

Voor de controle van de temperatuur wordt een Testo datalogger (Testo 175-T1) gebruikt. Deze datalogger meet de temperatuur in de koelkast of vriezer en slaat de gegevens op.
Afdelingen en poliklinieken van het ziekenhuis kunnen deze datalogger bestellen via de apotheek of via het inkoopbureau. Instellingen kunnen deze datalogger inkopen via hun eigen inkoop.
Nieuwe dataloggers moeten voor in gebruikname geconfigureerd worden.

Templogger

Voorbereidingen voor ingebruikname datalogger

Software Testo Comsoft Basic 5 moet geïnstalleerd worden op de computer.
Neem, indien nodig, contact op met de afdeling informatisering en automatisering van de eigen instelling om de software te laten installeren.

  • Ga naar www.testo.nl
  • Selecteer achtereenvolgens:
    • Producten
    • Software en apps
    • Software
  • Download de software via de link ‘Download hier de Comfort Basic voor het uitlezen en programmeren van uw dataloggers’. Zie het scherm hieronder.
  • De uitgelezen meetwaarden moeten worden gearchiveerd in de computer. Daarvoor moet een map (bijvoorbeeld ‘Testodatalogger’) aangemaakt worden om de bestanden te bewaren.

    Werkwijze voor ingebruikname datalogger

    • Sluit de datalogger aan op de computer met de USB kabel, aansluiting in Testo datalogger zit achter klepje met schroef, schroef losdraaien.
    • Start het programma ‘testo Comfort Software Basic 5,0’.
    • Klik achtereenvolgens op:
      • Instrument verbinden
      • Kies com 9 (geldt uitsluitend voor oude modellen met interface)
      • Testo 175/176 verbinden
      • Instrument configureren

    Het volgende scherm verschijnt:

    Scherm1

    Selecteer indien nodig tabblad ‘Bedrijfsinstellingen’.
    Vul in:

    • Startcriteria:
      Starttijd: huidige datum en huidige tijd + 1 uur
    • Stopcriteria:
      Ringgeheugen aanvinken
    • Geheugenpuls: 0 uren, 10 minuten, 0 seconden
    • Meetinterval: 0 uren, 10 minuten, 0 seconden
    • Eenheid: °C
    • Kanaalinstellingen:
      Kanaalnaam: niets invullen
      Onderste grenswaarde: 2,0 (koelkast) , -25 (vriezer)
      Bovenste grenswaarde: 8,0 (koelkast), -15 (vriezer)

    Klik op tabblad ‘Configuratie van het instrument’. Het volgende scherm verschijnt:

    Scherm2

    Vul in:

    • Naam van het instrument: datalogger koelkast/vriezer afdeling …… (naam afdeling)
    • Beschrijving: datalogger koelkast/vriezer afdeling …… (naam afdeling)
    • Indicatie instellingen: Aan
    • Klik op ‘Overdragen naar het instrument’. Het volgende scherm verschijnt:
    • scherm3

    • Klik op [OK].
    • De datalogger is nu geprogrammeerd om na een uur te starten met meten tot de volgende uitlezing en configuratie. Op het display van de datalogger staat ‘Wait’.
    • Ga terug naar ‘Instrument selecteren’ en druk op “Verbreken” voor het afkoppelen van de datalogger.
    • Ontkoppel de datalogger en sluit het klepje van de datalogger met de schroef.
    • Plaats de datalogger op de juiste locatie in de koelkast/vriezer. Wanneer de datalogger meet, staat ‘Rec’ op het display van de datalogger.

    Dagelijkse controle temperatuur koelkast/vriezer

    • De datalogger is voorgeprogrammeerd om elke 10 minuten de temperatuur te meten (koelkast: eis 2 – 8 °C, vriezer: eis -15 – -25°C)
    • De temperatuur wordt aangegeven op de display.
    • Lees 1 x per dag de temperatuur af (voor poliklinieken alleen op werkdagen) en noteer dit in het logboek geneesmiddelenkoelkast of logboek geneesmiddelenvriezer.
      Geef aan of dit binnen eisen valt.
    • Indien dit buiten de eisen valt, moet dit gemeld worden bij het unithoofd/teamleider.

    Betekenis LED lampjes

    WeergaveUitleg
    Rode LED knippert eenmaal om de 10 secondenResterende batterijcapaciteit is gedaald onder 30 dagen
    Rode LED knippert tweemaal om de 10 secondenResterende batterijcapaciteit is gedaald onder 10 dagen
    Rode LED knippert driemaal om de 10 secondenBatterij is leeg
    Rode LED knippert driemaal bij druk op toets 'Go'Temperaturen zijn boven of onder de eis geweest
    Gele LED knippert driemaal bij druk op toets 'Go'Apparaat bevindt zich in de Rec-modus

    Uitlezen datalogger

    Door de logger aan te sluiten op de computer kan de temperatuur worden uitgelezen, opgeslagen en geprint. Voer dit wekelijks uit.

    Werkwijze

    • Sluit de datalogger aan op de computer met de USB kabel, aansluiting in Testo datalogger zit achter klepje met schroef, schroef losdraaien.
    • Start het programma ‘testo Comfort Software Basic 5,0’.
    • Klik achtereenvolgens op:
      • Instrument verbinden
      • Kies com 9 (geldt uitsluitend voor oude modellen met interface)
      • Testo 175/176 verbinden
      • Evalueren
      • Meetgegevens importeren
    • Kies de map waarin de gegevens worden opgeslagen (na de eerste keer kiezen blijft de juiste map staan, controleer dit wel).
    • De gegevens van de afgelopen periode verschijnen.
    • Evalueer de gegevens: wanneer is de temperatuur buiten de eis geweest, wat is hiervoor een mogelijke reden (bijv. deur is vaak open geweest, deur heeft tijdje open gestaan, datalogger is lang buiten de koelkast/vriezer geweest, koelkast/vriezer werkt niet goed), schommelt de temperatuur erg of wordt de temperatuur langzaam aan steeds hoger.
    • Noteer de datum van uitlezen en de bevindingen in het logboek in tabel 2.
    • Om te bekijken wanneer de temperatuur buiten de eis is geweest kan ook op ”Alarms tonen’ worden aangeklikt. Om weer terug naar de meetwaarden te gaan, klik op ‘Meetwaarden tonen’.
    • Klik op ‘Instrument’, ‘Instrument configureren’ en ‘Meting stoppen’.

    Het volgende scherm verschijnt:

    scherm4

    Selecteer indien nodig tabblad ‘Bedrijfsinstellingen’.
    Controleer de instellingen en pas indien nodig aan:

    • Startcriteria:
      Starttijd: huidige datum en huidige tijd + 1 uur
    • Stopcriteria:
      Ringgeheugen aanvinken
    • Geheugenpuls: 0 uren, 10 minuten, 0 seconden
    • Meetinterval: 0 uren, 10 minuten, 0 seconden
    • Eenheid: °C
    • Kanaalinstellingen:
      Kanaalnaam: niets invullen

      Onderste grenswaarde: 2,0 (koelkast), -25 (vriezer)

      Bovenste grenswaarde: 8,0 (koelkast), -15 (vriezer)

    • Klik op ‘Overdragen naar het instrument’. Het volgende scherm verschijnt:
    • scherm3

    • Klik op [OK].
    • De datalogger is nu geprogrammeerd om na een uur te starten met meten tot de volgende uitlezing en configuratie. Op het display van de datalogger staat ‘Wait’.
    • Ga terug naar ‘Instrument selecteren’ en druk op verbreken voor het afkoppelen van de datalogger.
    • Ontkoppel de datalogger en sluit het klepje van de datalogger met de schroef.
    • Plaats de datalogger op de juiste locatie in de koelkast/vriezer. Wanneer de datalogger meet, staat ‘Rec’ op het display van de datalogger.

    Batterijen vervangen

    Type AAA (3 stuks). Levensduur is ca. 3 jaar.

    • Draai de twee schroeven aan de achterzijde los.
    • Verwijder het kapje. Vervang de batterijen.
    • Bevestig het kapje weer met de schroeven aan de achterzijde van de datalogger.

    Schoonmaak

    Eén keer per zes maanden moet de koelkast/vriezer gereinigd worden door een medewerker van de facilitaire dienst.

    • Haal alle geneesmiddelen uit de koelkast/vriezer.
    • De geneesmiddelen kunnen kortdurend buiten de koelkast bewaard worden, indien de schoonmaak binnen een half uur afgerond is. Bewaar de geneesmiddelen tijdelijk in een bak met koelelementen (verkrijgbaar bij de apotheek) indien dit langer gaat duren. Geneesmiddelen die in een vriezer moeten tijdelijk in een andere vriezer worden bewaard.
    • Laat de vriezer ontdooien.
    • Reinig de koelkast/vriezer met water en zeep.
    • Droog de koelkast/vriezer met een doek.
    • Laat de koelkast/vriezer weer op de juiste temperatuur komen.
    • Plaats alle geneesmiddelen weer terug.

    Dit moet genoteerd en geparafeerd worden in tabel 3 van het logboek geneesmiddelenkoelkast of logboek geneesmiddelenvriezer, of in tabel 2 van het logboek geneesmiddelenkoelkast, gekalibreerde thermometer.

    Onderhoud

    Onderhoud aan de koelkast of vriezer moet worden genoteerd in tabel 4 van het logboek geneesmiddelenkoelkast of logboek geneesmiddelenvriezer, of in tabel 3 van het logboek geneesmiddelenkoelkast, gekalibreerde thermometer.

    Kalibratie

    Jaarlijks moet de Testo datalogger gekalibreerd worden. De kalibratie van de dataloggers in het ziekenhuis wordt uitgevoerd door de kwaliteitscontrole van de ziekenhuisapotheek Wilhelmina Ziekenhuis Assen. Hierbij wordt de temperatuur van de betreffende datalogger gedurende een bepaalde periode vergeleken met een reeds gekalibreerde datalogger.
    Voor externe instellingen kan dit ook uitgevoerd worden. Neem hiervoor contact op met de afdeling kwaliteitscontrole van de ziekenhuisapotheek via kwaliteitscontrole-apotheek@wza.nl.
    De gekalibreerde thermometer mag gebruikt worden tot de geldigheidsduur van het bijgeleverde certificaat.

    Controle logboek

    De beheerder controleert maandelijks of het logboek op de juiste wijze is ingevuld.

    Service

    Zijn er vragen m.b.t. de koelkast/vriezer en/of datalogger dan kan contact worden opgenomen met een kwaliteitsmedewerker van de ziekenhuisapotheek:

    Kwaliteitscontrole-apotheek@wza.nl of 0592-325457 (intern 7720).

    Afhandeling afwijkingen

    Wanneer de temperatuur buiten de eisen valt, wordt het unithoofd/teamleider hierover geïnformeerd. Het unithoofd leest de datalogger uit en bekijkt de temperaturen van de afgelopen periode.

    Het unithoofd/teamleider neemt eventueel in overleg met de dienstdoende ziekenhuisapotheker een inschatting over de aanwezige voorraad in de koelkast/vriezer.

    Archivering

    Digitale uitleesbestanden van de testologgers worden gearchiveerd in de daarvoor bestemde map in de computer.

    Volle logboeken worden gearchiveerd in het apparaatdossier.

    Verantwoording

    Het unithoofd of teamleider is verantwoordelijk voor het beheer van de koelkast of vriezer. Uitvoerende taken m.b.t. het beheer kan worden uitgevoerd door een aangewezen medewerker van de afdeling.

    Beheer

    Auteur: K. Bossema, kwaliteitsfunctionaris
    Beoordelaar(s): K. Reuselaars, kwaliteitsmedewerker
    Autorisator: M. Bouma, ziekenhuishuisapotheker kwaliteit