Werkvoorraden geneesmiddelen v11

002410 v.11

Doel

Deze procedure beschrijft het beheer van de werkvoorraden geneesmiddelen van externe instellingen en (verpleeg)afdelingen van het WZA. Voor externe instellingen geldt dat deze procedure betrekking heeft op de algemene werkvoorraad van de betreffende instelling (dit kunnen meerdere locaties op één externe instelling zijn) en niet de voorraad die op de afdeling zelf aanwezig is.
Indien als verantwoordelijke de ‘apotheek’ wordt genoemd, betekent dit de verantwoordelijkheid van de toezichthoudend apotheker. Deze apotheker kan taken delegeren naar andere medewerkers binnen de ziekenhuisapotheek.

Procedure

Verantwoordelijke

Geneesmiddelen uit de werkvoorraad dienen te worden gebruikt indien:

  • Bewoner/patiënt plotseling andere geneesmiddelen (spoedmedicatie) krijgt voorgeschreven, dan op de geneesmiddelendeellijst vermeld staan.
  • Bewoner/patiënt tabletten, capsules heeft uitgespuugd en niet tijdig nieuwe zijn aangevraagd. In deze gevallen kan het voorkomen dat naar een alternatief moet worden gezocht, in overleg met de arts of de dienstdoende apotheker.
  • Er vooraf schriftelijk of mondelinge toestemming is gegeven door de arts of de verantwoordelijke voor de werkvoorraad.
  • Een nieuwe patiënt op een afdeling binnen het WZA wordt opgenomen en geen medicatie van huis uit heeft meegenomen.
  • Ontbreken van medicatie in (wekelijkse) levering.
Eindverantwoordelijke instelling/afdeling
In principe is daar waar mogelijk gekozen voor E.A.V.(Eenheid Aflever Verpakking). Dit maakt het mogelijk om 1 of 2 doseereenheden uit de werkvoorraad te halen; de tablet of capsule blijft tot het moment van toedienen identificeerbaar.
Apotheek
Externe Instellingen Er is per instelling/afdeling een werkvoorraad gedefinieerd in overleg tussen de verschillende instellingen en de toezichthoudend apotheker van het WZA. Tenminste 1 x per jaar wordt de samenstelling van de werkvoorraad besproken en zo nodig herzien.
De basissamenstelling van de werkvoorraad is uniform binnen alle instellingen die met elkaar in de waarneempool zitten, deze wordt periodiek herzien in het FTO.
Apotheek
WZA Er is per (verpleeg)afdeling een werkvoorraad gedefinieerd in overleg tussen de verschillende afdelingen en de toezichthoudend apotheker van het WZA.
Apotheek

Opslagfaciliteiten werkvoorraad

  • Het grootste gedeelte van de werkvoorraad dient te worden opgeslagen op kamertemperatuur (beneden 25° C, niet in de koelkast of vriezer) in een aparte afsluitbare kast. De instelling/afdeling is zelf verantwoordelijk voor het handhaven van de bewaarcondities. (N.B.: In het WZA zijn jaloezieën aan de buitengevel geplaatst om zonlicht te weren.)
  • Voor opiaten in de werkvoorraad geldt dat deze achter twee barrières bewaard moeten blijven. Bijvoorbeeld: In een afgesloten opiatenkast die in een afgesloten medicatieruimte/medicatiekast staat.
  • De werkvoorraadkast en de opiatenkast moeten afgesloten zijn indien er geen gebruik van wordt gemaakt.
  • Geneesmiddelen in de werkvoorraad die koel bewaard (2 – 8° C) dienen te worden, moeten in een aparte koelkast bewaard worden. De instelling zorgt zelf voor een daartoe geschikte koelkast, eventueel in samenspraak met de apotheek. Op de verpakking staat aangegeven of het geneesmiddel koel bewaard moet worden. Zie ook de werkinstructie geneesmiddelenkoelkast/vriezer.
  • In het WZA ligt de werkvoorraad in een aparte medicijnkamer. Deze medicijnkamer is afgesloten en is alleen voor bepaalde functiegroepen toegankelijk via de medewerkerspas. Dit staat beschreven in de toegangsregeling medicatieruimten verpleegafdelingen en OK WZA, procedure.
Eindverantwoordelijke instelling/afdeling

(Sleutel)beheer

Het sleutelbeheer van de werkvoorraad is de verantwoordelijkheid van de instelling en dient daar te worden vastgesteld.
Elke instelling heeft een beheerder van de werkvoorraad, deze controleert wekelijks of de werkvoorraad aangevuld moet worden, of de kast op orde is, er geen artikelen in staan die niet op de werkvoorraad lijst staan en bekijkt of de houdbaarheid van de artikelen goed is.
Ook is de beheerder verantwoordelijk voor de opiatenkast, hier mogen alleen opiaten in staan en geen andere spullen (bijv. sieraden/geld). Er wordt gecontroleerd of de opiatenkaarten correct zijn ingevuld en alle verbruikte eenheden zijn verantwoord. Indien een kaart vol is wordt deze retour gestuurd naar de apotheek.
Eindverantwoordelijke instelling/afdeling

Gebruik

Indien een geneesmiddel uit de werkvoorraad wordt gehaald, dient dit genoteerd te worden in een logboek (Voor de verpleegafdelingen binnen het WZA geldt dit uitsluitend voor de opiaten). Het logboek is onderdeel van een eigen systeem van de instelling.
De ziekenhuisapotheek kan op verzoek een Werkvoorraad, logboek instellingen leveren.
Eindverantwoordelijke instelling/afdeling
Genoteerd moet worden:

  • De datum van uit voorraad halen.
  • Het geneesmiddel dat uit voorraad wordt gehaald.
  • De hoeveelheid die uit voorraad wordt gehaald.
  • De naam van de bewoner/patiënt voor wie het geneesmiddel is bestemd.
  • De naam van de persoon die toestemming heeft gegeven om het geneesmiddel uit de voorraad te halen.
  • Paraaf van de persoon die het geneesmiddel uit de voorraad haalt.

De medewerker die het geneesmiddel uit de werkvoorraad haalt tekent hiervoor in het logboek. Het gevoerde logboek dient minimaal 3 jaar na het laatste gebruik in de instelling/afdeling bewaard te blijven.

Indien een geneesmiddel voor meervoudig gebruik (bv. drank, spray, creme etc) uit de werkvoorraad wordt gehaald, wordt deze na aanbreken niet teruggezet in de werkvoorraad, maar wordt deze bij de geneesmiddelen van de patiënt bewaard. Indien het om een eenmalige toediening gaat, moet het geneesmiddel via de gebruikelijke weg worden afgevoerd.

Indien een geneesmiddel voor meervoudig gebruik (bijv. drank, spray, crème, etc.) uit de werkvoorraad wordt gehaald, wordt deze na aanbreken niet teruggezet in de werkvoorraad, maar wordt deze bij de geneesmiddelen van de patiënt bewaard. De houdbaarheid na openen dient altijd op de geopende verpakking genoteerd te worden! Zie Geneesmiddelendistributie Ziekenhuisapotheek WZA. Indien het om een eenmalige toediening gaat, moet het geneesmiddel via de gebruikelijke weg worden afgevoerd.

Eindverantwoordelijke instelling/afdeling

Aanvullen werkvoorraad

Externe Instellingen De werkvoorraad hoeft pas aangevuld te worden als de minimale hoeveelheid zoals deze is gedefinieerd op de door de apotheek verstrekte aanvraaglijst is bereikt. Op deze aanvraaglijst staat een drempel en een maximale bestelhoeveelheid. De drempel is de minimale voorraad, is er minder op voorraad dan moet de voorraad aangevuld worden. De maximale bestelhoeveelheid is de hoeveelheid die per bestelling maximaal aangevraagd mag worden. De totale voorraad is dus de drempel en de maximale bestelhoeveelheid samen. Via de aanvraaglijst kan aanvulling van de werkvoorraad worden aangevraagd door de eindverantwoordelijke van de afdeling of door een andere, daar voor verantwoordelijk gestelde persoon. De aanvraaglijst kan gefaxt of gemaild worden naar de ziekenhuisapotheek.
Eindverantwoordelijke afdeling
Artikelen die niet op de aanvraaglijst staan vermeld, moeten worden aangevraagd via een recept dat ondertekend is door een arts. Zonder recept wordt het niet afgeleverd. Dit geldt tevens voor overschrijding van het vastgestelde aantal doseereenheden.
Voorschrijver
De medewerker van de apotheek WZA die een dergelijke aanvraag ontvangt, dient dit eerst te overleggen met de toezichthoudend apotheker alvorens af te leveren.
Apotheek
WZA De werkvoorraad van de afdelingen van het WZA wordt 1x per week gecontroleerd en aangevuld door de logistieke dienst van de ziekenhuisapotheek.
Apotheek

Nieuw geneesmiddel in werkvoorraad

Beoordeling van de toekenning van een nieuw geneesmiddel in de werkvoorraad en jaarlijkse evaluatie van de werkvoorraad geschiedt op hoe snel de medicatie nodig is, potentiële risico’s t.a.v. verwisseling en de aanwezigheid van protocollen.

De volgende procedure geldt voor het aanvragen van een nieuw geneesmiddel voor de werkvoorraad:

Apotheker/arts
Externe instellingen
  • De afdeling vraagt aan de accountmanager van de betreffende instelling of er een bepaald geneesmiddel aan de werkvoorraad toegevoegd mag worden.
  • De accountmanager legt deze aanvraag neer bij de toezichthoudend apotheker.
  • De toezichthoudend apotheker beoordeelt de aanvraag en geeft wel of geen akkoord.
  • Indien akkoord: de accountmanager geeft de wijziging door aan de afdeling inkoop en logistiek en deze zorgt ervoor dat het geneesmiddel in de werkvoorraad wordt opgenomen. Dit wordt genoteerd op het logistieke assortimentswijzigingsformulier.
Apotheek
WZA
  • De afdeling vraagt aan de accountmanager van het WZA of een bepaald geneesmiddel aan de werkvoorraad toegevoegd mag worden.
  • De accountmanager legt deze aanvraag voor aanpassing voor aan de toezichthoudend apotheker van het WZA. Dit gaat altijd via de mail.
  • De toezichthoudend apotheker beantwoord deze aanvraag altijd via de mail, met eventuele onderbouwing. Deze mails worden opgeslagen in een aparte map in outlook van de toezichthoudend apotheker van het WZA.
  • Indien akkoord: de accountmanager zorgt ervoor het geneesmiddel in de werkvoorraad van de afdeling wordt opgenomen. (In geval de accountmanager niet aanwezig is en het is spoed kan dit ook gedaan worden door inkoop / logistiek.)
Apotheek

Middelen voor algemeen gebruik (huisgeneesmiddelen en medische hulpmiddelen)

Behoudens de werkvoorraad, is er bij sommige instellingen een kleine voorraad middelen voor algemeen gebruik die op de afdeling aanwezig mag zijn. Veelal zijn dit: Lactulose sachets, Movicolon sachets en Combivent unit doses.
Deze voorraad voor algemeen gebruik is vastgesteld door de verantwoordelijke arts en de toezichthoudend apotheker.
Arts/Apotheek
In sommige instellingen is er in de werkvoorraad ook een aantal soorten basiscrèmes en basiszalven opgenomen (bijvoorbeeld Vaseline Album, Cetomacrogolcrème). De eerste keer dat deze zalf of crème wordt voorgeschreven, wordt dit door de apotheek geleverd (tenzij anders aangegeven door de arts). Voor een herhaling kan de instelling zelf kiezen of het uit de werkvoorraad gehaald wordt of dat het via een herhaalrecept aangevraagd wordt bij de apotheek.
Eindverantwoordelijke instelling/afdeling
Deze middelen mogen worden gebruikt volgens de geldende afspraken met de verantwoordelijke arts. Het gebruik moet worden afgetekend op de geneesmiddelendeellijst of via Elektronischie Toedienregistratie (ETR) bij de betreffende bewoner/patiënt.
Eindverantwoordelijke instelling/afdeling
De voorraad wordt bijgehouden door de eindverantwoordelijke van de afdeling of door een andere, daar voor verantwoordelijk gestelde medewerker. Benodigde artikelen kunnen worden aangevraagd door de eindverantwoordelijke van de afdeling of door een andere, daar voor verantwoordelijk gestelde medewerker.
De aanvraaglijst kan gefaxt of gemaild worden naar de ziekenhuisapotheek.

De kast waarin zich de geneesmiddelen voor algemeen gebruik bevinden moet afgesloten zijn.

Eindverantwoordelijke instelling/afdeling
Geneesmiddelen die door de afdeling zelf zijn aangeschaft (buiten de aanvraaglijst van de apotheek om), vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de toezichthoudend apotheker. Indien de geneesmiddelen voor algemeen gebruik niet juist gebruikt worden, behoudt de apotheek het recht om de geneesmiddelen voor algemeen gebruik te verwijderen.
Medische hulpmiddelen in de werkvoorraad staat beschreven in de procedure Aanvragen medische hulpmiddelen.
Eindverantwoordelijke instelling/afdeling

Controle werkvoorraden

2 x per jaar vindt controle en rapportage plaats door de betreffende accountmanager. Tegelijkertijd worden ook de spoedkoffers van de dienstdoende artsen en verpleegkundig specialisten gecontroleerd.
De controle van de werkvoorraad wordt alleen toegepast op geneesmiddelen met een KNMP-nummer en bestaat uit:

  • Controle van de houdbaarheidsdata van de aanwezige geneesmiddelen (incl. opiaten). Indien de houdbaarheid binnen 6 maanden na de controle verloopt wordt er een sticker “let op vervaldatum” op het geneesmiddel geplakt. Als de houdbaarheid bijna verlopen is moet de instelling zelf nieuwe voorraad aanvragen.
  • Controle op het compleet zijn van de werkvoorraad. Overcomplete artikelen worden verwijderd. Nieuwe artikelen worden toegevoegd aan de werkvoorraad
  • Controle van de gevoerde administratie (logboek)
  • Controle op de integriteit van de medicijnkast (incl. opiatenkast)
  • In het WZA wordt de werkvoorraad met behulp van de controlelijst hoogrisicomedicatie WZA gecontroleerd op aanwezigheid van geconcentreerde elektrolyten, heparine en opiaten.

Apotheek
Voor medische hulpmiddelen fungeert de apotheek alleen als leverancier, de afdeling is zelf verantwoordelijk voor de houdbaarheid van de voorraad.
Eindverantwoordelijke instelling/afdeling
In de apotheek wordt digitaal vastgelegd dat de accountmanager de werkvoorraad gecontroleerd heeft.
Apotheek