FPZ instellingen, procedure v3

011515 v.3

Doel

Het vastleggen van verantwoordelijkheden rondom het proces van geneesmiddelendistributie aan instellingen die door de ziekenhuisapotheek van het WZA van farmaceutische zorg worden voorzien.

Procedure

Verantwoordelijke

Algemeen

De apotheker is verantwoordelijk voor zijn professionele aandeel in de farmaceutische zorg, overeenkomstig relevante wettelijke regels en voor het actueel houden van de (markt)kennis van de in de instellingen gebruikte geneesmiddelen. De apotheker is verantwoordelijk voor de kwaliteit van alle door de ziekenhuisapotheek aan de externe instellingen geleverde geneesmiddelen en voor een adequaat functionerend distributiesysteem.
Volgens gemaakte afspraken vastgelegd in diverse procedures kunnen deze verantwoordelijkheden (deels) worden overgedragen aan andere medewerkers van de ziekenhuisapotheek.
Ziekenhuisapotheker FPZ instellingen
De raad van bestuur van de instelling is verantwoordelijk voor een transparant beleid omtrent de farmaceutische zorg op patiëntniveau in de instelling.
Raad van bestuur externe instelling

Inkoop, ontvangst en opslag van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen in de apotheek

Toegeleverde geneesmiddelen en medische hulpmiddelen worden betrokken van betrouwbare leveranciers die gekozen worden op basis van vastgelegde specificaties, gestructureerde beoordeling en geregistreerde ervaring. Zie procedure Beoordeling en kwalificatie van leveranciers
Apotheker kwaliteit
Goederen worden in de ziekenhuisapotheek ontvangen volgens de procedure Proces ontvangst goederen.

Geneesmiddelen worden bewaard in uitsluitend daarvoor bestemde, afgesloten ruimten, conform vereisten wat betreft vochtigheid, temperatuur, hygiëne, veiligheid en andere binnen de apotheek gebruikelijke en/of wettelijke eisen zie werkinstructie Opslag goederen.
Retour gekomen medicatie en medische hulpmiddelen worden verwerkt volgens de procedure Retourstroom geneesmiddelen en overige materialen ziekenhuisapotheek.

Gevestigd ziekenhuisapotheker

Verwerken en levering van medicatieopdrachten

Het voorschrijven, wijzigen of beëindigen van medicatie gebeurt aan de hand van een vastgelegde, door de voorschrijver geautoriseerde medicatieopdracht. De gegevens op de medicatieopdracht zijn juist, helder, éénduidig, en actueel. Zie hiervoor de procedure Medicatieopdracht.
Raad van bestuur externe instelling
De apotheker zorgt ervoor dat geneesmiddelen in het kader van de farmaceutische zorg tijdig voor toediening beschikbaar zijn. Er wordt een minimale en maximale periode gehanteerd tussen aanvraag en afleveren van geneesmiddelen, het uitgangspunt hierbij is dat het formulariumassortiment per direct beschikbaar is.
Ziekenhuisapotheker FPZ instellingen/logistiek
Medicatie die met spoed nodig is buiten de openingstijden van de ziekenhuisapotheek wordt geleverd door de Wilhelmina Apotheek volgens het Dienstprotocol ziekenhuisapotheek.
De apotheker is verantwoordelijk voor het bestaan van een adequaat medicatiebewakingssysteem.
De apotheek controleert de medicatieopdrachten op geschiktheid van het geneesmiddel wat betreft aard, toedieningsvorm, sterkte, dosering en gebruiksduur. De medicatieopdrachten worden door een apothekersassistente ingevoerd in het apotheekinformatiesysteem waarmee tijdig mogelijke problemen ten aanzien van over/onderdoseringen, bijwerkingen, interacties, dubbelmedicatie, pseudodubbelmedicatie, contra-indicaties, allergieën/intoleranties, therapietrouw en therapieduur worden gesignaleerd, beoordeeld en afgehandeld. Zie hiervoor de procedure Medicatieverwerking in Zamicom.
Toezichthoudend apotheker
De apotheker stelt een medicatiedeellijst en een medicatieoverzicht beschikbaar conform de vereisten van de Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2011), de overzichten worden geleverd conform afspraken terug te vinden in het Access programma ‘gegevens instellingen’
Ziekenhuisapotheker FPZ instellingen
De apotheker is verantwoordelijk voor het verstrekken van voldoende algemene informatie over geneesmiddelen aan belanghebbenden en verstrekt in ieder geval informatie over de werking en bijwerkingen daarvan. Hiervoor wordt een bijsluiter meegeleverd. Voor alle GDS medicatie en medicatie die zonder bijsluiter geleverd wordt, heeft de apotheek een website waarop deze informatie te vinden is (www.apotheekwza.nl, bij ‘geneesmiddeleninformatie’).
Goederen worden geleverd volgens de procedure Afleveren van geneesmiddelen in bijzondere situaties en de procedure Extern transport ziekenhuisapotheek.
Gevestigd ziekenhuisapotheker
Geneesmiddelen die onder de Opiumwet vallen worden geleverd volgens de procedure Opiatenregistratie Instellingen.
Ziekenhuisapotheker FPZ instellingen

Gebruik van geneesmiddelen in de externe instelling

Geneesmiddelen worden bewaard in uitsluitend daarvoor bestemde, afgesloten ruimten, conform vereisten wat betreft vochtigheid, temperatuur, hygiëne, veiligheid en andere gebruikelijke en/of wettelijke eisen. Zie hiervoor de procedure Werkvoorraden geneesmiddelen.

In de externe instellingen is conform gemaakte afspraken een werkvoorraad en eventueel een afdelingsvoorraad aanwezig.

Raad van bestuur externe instelling
De apotheker is vanaf het moment dat een cliënt opgenomen wordt in een instelling verantwoordelijk voor de geneesmiddelvoorziening. De afdeling / arts zorgt ervoor dat de recepten worden geleverd aan de ziekenhuisapotheek; de patiënt wordt door de apotheek ingevoerd in het ziekenhuisapotheek informatiesysteem en zodra de recepten zijn verwerkt mag de cliënt geen medicatie uit eigen voorraad meer gebruiken, tenzij anders aangegeven op de medicatiedeellijst.
Toezichthoudend apotheker
Patiënten die tijdelijk worden opgenomen in een andere externe instelling die ook door de ziekenhuisapotheek van medicatie wordt voorzien, worden door de ziekenhuisapotheek in het ziekenhuisapotheek informatiesysteem overgeplaatst naar de tjdelijke instelling.
Patiënten die tijdelijk in een externe instelling logeren worden van medicatie voorzien door de openbare apotheek vanuit de thuissituatie.
Openbare Apotheek
Als de patiënt onvoldoende medicatie heeft, wordt een volledig medicatieoverzicht geleverd aan de ziekenhuisapotheek. Hierop wordt de patiënt ook ingevoerd in het ziekenhuisapotheek informatiesysteem en de medicatie afgeleverd.
Raad van bestuur externe instelling

Toezichthoudend apotheker

De apotheker is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van instructies voor het toedieningsgereed maken van geneesmiddelen zie hiervoor de procedure Toedienen van geneesmiddelen.
Ziekenhuisapotheker FPZ instellingen
De apotheker is verantwoordelijk voor het leveren van een bijdrage aan de evaluatie van de medicatie van patiënten (periodieke medicatiereviews) en brengt zijn conclusies en adviezen ter kennis van de voorschrijver. Zie hiervoor de procedure Medicatiereview in de externe instellingen.
De apotheker ondersteunt de voorschrijver met het optimaliseren van de doelmatigheid van de farmacotherapie. De apotheker bezoekt ten minste jaarlijks, of zoveel vaker als nodig is voor een adequate vervulling van zijn taken, alle instellingen om zich op de hoogte te houden van het gebruik van het gehanteerde geneesmiddeldistributiesysteem en om overleg te voeren met de voorschrijvers. Zie hiervoor de procedure Verantwoordelijkheden farmaceutische dienstverlening.
Toezichthoudend apotheker

Kwaliteitsbeleid

De apotheker draagt binnen het kader van de in de instelling bestaande beleidscyclus bij aan de planmatige verbeteringen van de farmaceutische zorg.
Toezichthoudend apotheker
De apotheker of accountmanager voert volgens vastgelegde afspraken regelmatig audits uit. Zie hiervoor de procedure Externe audits ziekenhuisapotheek.
Ziekenhuisapotheker FPZ instellingen
Volgens vastgelegde afspraken vind in diverse instellingen overleg plaats in de geneesmiddelencommissie en via het Farmaco Therapeutisch Overleg (FTO).
De apotheker regelt 24-uurs bereikbaarheid en waarneming. De waarnemer kent het systeem van farmaceutische zorgverlening binnen de verschillende instellingen. Zie hiervoor het document Takenpakket (ziekenhuis)apothekers WZA.
De apotheker verantwoordt zijn activiteiten in een voor belanghebbenden van de instelling toegankelijk jaarverslag zie hiervoor de procedure Jaarverslag ziekenhuisapotheek.
Toezichthoudend apotheker
Er is een adequaat systeem van documenten en digitale handboeken die het kwaliteitssysteem farmaceutische zorg beschrijven, zoals het kwaliteits-handboek, procedures en werkinstructies. Deze zijn te allen tijde te raadplegen via de website van de ziekenhuisapotheek (www.apotheekwza.nl)
Ziekenhuisapotheker FPZ instellingen
Zodra vaststaat of het vermoeden bestaat dat sprake is van zodanige kwaliteitstekortkomingen in afgeleverde geneesmiddelen of verstrekte informatie, dat een verhoogd risico op gezondheidsschade voor patiënten of medewerkers van de instelling bestaat, worden maatregelen genomen teneinde het risico op schade voor patiënten en medewerkers te minimaliseren.
Raad van bestuur externe instelling
Deze kwaliteitstekortkomingen worden gemeld aan de ziekenhuisapotheek, in de ziekenhuisapotheek worden deze verwerkt volgens de procedure Klachten ziekenhuisapotheek.
Ziekenhuisapotheker FPZ instellingen