Opiatenregistratie instellingen v8

003780 v.8

Doel

In deze procedure wordt de opiatenregistratie beschreven zoals die wordt toegepast door de apotheek van het Wilhelmina Ziekenhuis voor de instellingen waaraan opiaten geleverd worden.
Taken van opiatenassistentes staan vermeld in de werkinstructie opiatenregistratie

Procedure

Verantwoordelijke

Algemeen

In het kader van de Opiumwet is in 1993 het rekeningcourantsysteem verplicht gesteld. Dit houdt in dat er een doorlopende en inzichtelijke administratie moet worden gevoerd, waaruit te allen tijde op eenvoudige wijze kan worden herleid in welke hoeveelheid en waar een Opiumwetmiddel in voorraad is.

Voorschrijven van opiaten

De apotheek zorgt aan de hand van een, door de arts ondertekende, medicatieopdracht dat er opiaten aan de instelling worden geleverd.
Apotheek/Arts
Voor het toedienen van een Opiumwetmiddel moet een medicatieopdracht (MO) worden geschreven die voldoet aan de eisen van de Opiumwet.
Voor MO’s in de instelling kan hierbij worden volstaan met:

  • naam en voorletters van de voorschrijvende arts
  • naam en sterkte van het opiaat in letters
  • wijze van gebruik
  • patiëntgegevens
  • handtekening van de voorschrijver

Op een recept voor opiaten mogen niet tegelijkertijd andere geneesmiddelen worden voorgeschreven.

Opiaten mogen worden voorgeschreven via het Voorschrijven in Klinicom (EVS), hierbij volstaat de elektronische aanvraag. Voor het voorschrijven van opiaten kan gebruik gemaakt worden van het Opiumrecept ziekenhuisapotheek WZA. Recepten uit het EPD van de instelling mogen, indien ze voldoen aan de hierboven gestelde eisen, worden geaccepteerd als opiumrecept.
Arts
Voor het voorschrijven van op- en/of afbouwschema’s van opiaten mag een medicatieopdrachtenformulier externe instellingen worden gebruikt, mits deze voldoet aan de eisen aan opiumrecepten zoals hierboven beschreven.
Arts
Herhalingen van opiaten mogen niet via een herhaalmedicatie op naam aanvraaglijst worden aangevraagd. Ook niet als het maar om één tablet gaat (bijvoorbeeld als de tablet gevallen is)! Zie: Toedienen van opiaten
Verpleegkundige/verzorgende
Indien een opiaat op een normaal recept wordt voorgeschreven dat niet aan de wettelijke eisen voldoet (ter beoordeling van de apothekersassistent) of via een formulier voor herhaalmedicatie wordt aangevraagd dan wordt deze terug gefaxt of gemaild naar de instelling met de tekst: “opiumrecept niet volledig, a.u.b. nieuw recept sturen”. Het opiaat wordt pas geleverd als er een recept ontvangen is die aan de eisen voldoet.

Voor het stoppen van opiaten zijn geen eisen gesteld in de Opiumwet.

Arts
Verpleegkundige/ verzorgende
Apothekersassistent

Opiaten op naam

Op de definitieve medicatieopdracht (DMO) staat aangegeven dat het geneesmiddel een Opiumwetgeneesmiddel is.
Bij leveringen op recept wordt onderscheid gemaakt tussen ‘opiaten met dagelijkse frequentie’ en ‘opiaten met een NIET dagelijkse frequentie’.
Op de meegeleverde opiatenkaart staat een verwijzing naar de werkinstructie op apotheekwza.nl.

Opiaten met dagelijkse frequentie

Opiaten met een dagelijkse frequentie worden automatisch wekelijks geleverd.

Het opiaat wordt op naam van de patiënt/bewoner in de GDS-rol (Geneesmiddelen Distributie Systeem) of in doosjes bij de GDS-rollen geleverd voor het afgesproken aantal dagen. Bij opiaten die in de GDS-rol zitten wordt geen opiatenkaart meegegeven, bij alle opiaten die in doosjes worden geleverd wordt wel een opiatenkaart meegegeven.

Bij het starten van een nieuw opiaat met een vaste dosering of bij vermeerdering van een opiaat met een dagelijkse frequentie, worden de (extra) tabletten als EAV (Eenheids Aflever Verpakking) in een doosje afgeleverd (voorzien van opiatenkaart) tot aan de volgende wisseling van de medicatie.

Opiaten die zijn voorgeschreven met opbouw- en afbouwschema’s worden tot de volgende wisseling van de medicatie geleverd.

Op de opiatenkaart staat ‘leveringstype: Opiaat aan patiënt, met een dagelijkse frequentie’.

Apothekersassistent

Opiaten met een NIET dagelijkse frequentie

Herhaalmedicatie met een vaste dosering, maar met een NIET dagelijkse frequentie (bijvoorbeeld Fentanylpleisters) wordt op aanvraag geleverd. De arts hoeft hier geen herhaalrecept voor te schrijven.
Verpleegkundige/ verzorgende
Indien de volledig verantwoorde kaart retour wordt gemaild door de instelling wordt er door de apotheek een nieuwe verpakking met hetzelfde aantal geleverd. Voordat de herhaalmedicatie afgeleverd wordt controleert de apotheek of er nog een actuele medicatieopdracht loopt.
De instelling heeft altijd twee verpakkingen op voorraad, zodat er altijd voldoende voorraad is. De eerste keer dat er afgeleverd wordt zullen er altijd twee verpakkingen geleverd worden. Er wordt door de apotheek voor ongeveer twee weken geleverd (aan de hand van de maximale dosering), bijvoorbeeld twee verpakkingen van 5 stuks Fentanylpleisters. Er wordt een maximum van 60 stuks (verdeeld over twee verpakkingen) geleverd. Bij elke verpakking wordt een opiatenkaart geleverd.
Apothekersassistent
Er mogen ten alle tijden maximaal twee kaarten openstaan. De apotheek controleert hierop. Daarnaast moeten alle parafen en velden zijn ingevuld, anders wordt de kaart niet in behandeling genomen. Mochten er velden niet zijn ingevuld, dan moeten deze alsnog worden ingevuld door de betreffende medewerker of de arts moet de parafen zetten / akkoord geven. Pas hierna zal een nieuwe verpakking geleverd worden.

Op de opiatenkaart staat ‘leveringstype: Opiaat aan patiënt, met een NIET dagelijkse frequentie’. Onder de toedieningen staat op de opiatenkaart vermeld ‘volle kaart terug e-mailen naar apo@wza.nl, is automatisch een nieuwe levering’.

Verpleegkundige/ verzorgende

Opiaten voor zonodig gebruik

Afhankelijk van de geldende afspraken met de instelling worden opiaten die voor zo nodig gebruik zijn voorgeschreven uit de werkvoorraad van de betreffende instelling gehaald of op naam van de patiënt afgeleverd.
Herhaalmedicatie voor zo nodig gebruik wordt op aanvraag geleverd. De arts hoeft hier geen herhaalrecept voor te schrijven.
Verpleegkundige/ verzorgende
Indien de volledig verantwoorde kaart retour wordt gemaild door de instelling wordt er door de apotheek een nieuwe verpakking met hetzelfde aantal geleverd. Voordat de herhaalmedicatie afgeleverd wordt controleert de apotheek of er nog een actuele medicatieopdracht loopt.
De instelling heeft altijd twee verpakkingen op voorraad, zodat er altijd voldoende voorraad is. De eerste keer dat er afgeleverd wordt zullen er altijd twee verpakkingen geleverd worden. Er wordt door de apotheek voor ongeveer twee weken geleverd (aan de hand van de maximale dosering), met een maximum van 60 stuks (verdeeld over twee verpakkingen). Bij elke verpakking wordt een opiatenkaart geleverd.
Apothekersassistent
Er mogen ten alle tijden maximaal twee kaarten openstaan. De apotheek controleert hierop. Daarnaast moeten alle parafen en velden zijn ingevuld, anders wordt de kaart niet in behandeling genomen. Mochten er velden niet zijn ingevuld, dan moeten deze alsnog worden ingevuld door de betreffende medewerker of de arts moet de parafen zetten / akkoord geven. Pas hierna zal een nieuwe verpakking geleverd worden.
Verpleegkundige/ verzorgende

Opiaten in eigen beheer

Opiaten kunnen in eigen beheer worden gegeven bij een weekendverlof (kortdurend) of als onderdeel van het resocialisatieproces (langdurend). Bij instelling de Boshof is afgesproken dat opiaten in eigen beheer gebruikt kunnen worden. De medewerker van de instelling vermeld dit op de opiatenkaart die vervolgens retour gestuurd wordt via de e-mail naar de apotheek. De toedieningen worden niet per gift op de kaart verantwoord. De overige velden en parafen moeten wel volledig zijn ingevuld.
Verpleegkundige/ verzorgende

Opiaten werkvoorraad

Elke instelling heeft een kleine hoeveelheid opiaten in de werkvoorraad.
Deze voorraad wordt bepaald in overleg met de toezichthoudende (ziekenhuis-)apotheker van de betreffende instelling.
Toezichthoudende (ziekenhuis-)apotheker
Opiaten die in de werkvoorraad zitten moeten achter twee barrières opgeslagen zijn.

Opiaten voor de werkvoorraad worden op aanvraag geleverd. De arts hoeft hier geen herhaalrecept voor te schrijven. Indien de volledig verantwoorde kaart retour wordt gemaild door de instelling wordt er door de apotheek een nieuwe verpakking met hetzelfde aantal geleverd. Als niet alle velden en parafen zijn ingevuld, moet de instelling zorgen (eventueel onder verantwoording van de behandelend arts) dat dit alsnog wordt gedaan. Pas hierna zal een nieuwe verpakking geleverd worden.

Verpleegkundige/ verzorgende
Arts
Indien de voorraad van een opiaat in bepaalde gevallen niet genoeg is, kan de voorraad tijdelijk opgehoogd worden. De verpleegkundige van de instelling kan dit telefonisch overleggen.
Verpleegkundige/ verzorgende/ arts
De apothekersassistent levert de opiaten volgens afspraak, met een sticker “tijdelijk extra voorraad” op het doosje en op de opiatenkaart. Bij het retour mailen door de instelling van deze ingevulde opiatenkaart wordt er geen nieuwe verpakking afgeleverd.
Apothekersassistent
Indien de tijdelijke ophoging van de werkvoorraad niet meer nodig is, mag deze tijdelijke extra voorraad in de werkvoorraad geplaatst worden. Deze tijdelijke voorraad moet als eerste opgemaakt worden.
Opiaten voor een gebruik van maximaal 24 uur mogen uit de werkvoorraad gehaald worden. Indien het opgehaalde aantal stuks in deze 24 uur niet gebruikt wordt, moeten deze teruggeboekt worden in de werkvoorraad.
Op de opiatenkaart staat ‘leveringstype: Opiaat aan afdeling’. Onder de toedieningen staat op de opiatenkaart vermeld ‘volle kaart terug e-mailen naar apo@wza.nl, is automatisch een nieuwe levering’.
Verpleegkundige/ verzorgende

Logistiek

ij elke verpakking van opiaten wordt een opiatenkaart meegegeven. (Uitzondering: Bij opiaten die in de GDS-rol zitten wordt geen opiatenkaartmeegegeven) Er wordt door de apothekersassistent op de opiatenkaart voor aflevering geparafeerd voor het klaarmaken van de opiaten.
Het nummer van de opiatenkaart is voorgedrukt op het etiket die op de verpakking wordt geplakt.
De opiaten worden in de apotheek door een tweede apothekersassistent nagekeken. Hiervoor wordt door deze apothekersassistent geparafeerd op de opiatenkaart. Daarna wordt de verpakking met de opiatenkaart verpakt in een papieren zak en vervolgens dicht geniet. Op de papieren zak zit een etiket met de tekst: “Let op: Inhoud bevat opiaten!” De opiaten worden in een verzegelde bak naar de instelling verstuurd.
Apothekersassistent

De chauffeurs maken niet kenbaar dat er een opiaat bij de bestelling is.

Ontvangst bij de instelling

Bij ontvangst op de centrale locatie hoeft niet apart getekend te worden voor ontvangst van opiaten, alleen voor de volledige bestelling.
Medewerker instelling
Eenmaal aangekomen op de afdeling moet een verpleegkundige of gemachtigd persoon de opiaten in ontvangst nemen. Hij/zij controleert of het opiaat overeenkomt met het etiket en of het nummer op de verpakking overeenkomt met het nummer van de meegeleverde opiatenkaart. Ook het aantal geleverde opiaten in de verpakking moet overeenkomen met het aantal op de opiatenkaart.

De opiatenkaart begint met de relevante gegeven, zoals geneesmiddel, aantal geleverd, kaartnummer, patiëntgegevens en afdelingsgegevens.

Verpleegkundige/ verzorgende

Als alles klopt wordt hiervoor door de verpleegkundige/verzorgende geparafeerd op de opiatenkaart. De paraaf van de medewerker van de instelling moet herleidbaar zijn tot een persoon. De instelling is verantwoordelijk voor de herleidbaarheid (bijvoorbeeld door middel van het aanwezig zijn van een parafenlijst bij de instelling). Er hoeft geen bevestiging naar de apotheek gemaild of gefaxt te worden.
Verpleegkundige/ verzorgende

Mocht er iets niet kloppen dan moet er binnen 24 uur contact opgenomen worden met de apotheek.

De opiaten moeten na controle worden opgeslagen zoals afgesproken met de instelling, achter twee barrières.

Opiaten op naam van een patiënt/bewoner moeten achter tenminste één barrière opgeslagen zijn. Indien de medicatiekar afgesloten wordt, mag er één (aangebroken) doosje in de medicatiekar bewaard worden. De rest van de voorraad wordt in de opiatenkast bewaard. De bijbehorende opiatenkaart mag in de medicatiemap bij de medicatiedeellijsten bewaard worden. Een voorwaarde hiervoor is dat er een dubbele controle is op het toedienen van opiaten en dat het aftekenen goed wordt uitgevoerd. Ook moet de map met de opiatenkaart in de afgesloten medicatiekar bewaard worden.

Verpleegkundige/ verzorgende

Toedienen van opiaten

Opiaten op naam

Op het moment dat een opiaat toegediend moet worden, wordt deze door een medewerker uit de opiatenkluis gehaald. De medewerker controleert of de restvoorraad klopt. Er wordt getekend op de opiatenkaart. Hierbij is geen tweede controle nodig omdat de opiaten al op naam zijn gesteld door de apotheek. De toediening moet vervolgens verantwoord worden op de deellijst met controle door een tweede persoon.
In geval van breuk of verlies kan dit genoteerd worden in de kolom hiervoor op de opiatenkaart. Wanneer er hierdoor (bij opiaten met een dagelijkse frequentie) te kort ontstaat voordat er automatisch opnieuw geleverd wordt, kan de verpleegkundige/verzorgende op de opiatenkaart vermelden hoeveel er extra geleverd moeten worden. De opiatenkaart wordt vervolgens via de mail of fax naar de apotheek verstuurd.
Verpleegkundige/ verzorgende
De apotheek levert aan de hand van deze opiatenkaart de ontbrekende opiaten aan de instelling.
Apothekersassistent
Indien er door breuk of verlies te kort ontstaat van een opiaat uit de GDS rol, moet het ontbrekende opiaat aangevraagd worden via het Opiumrecept ziekenhuisapotheek WZA.
Arts

Opiaten die in de GDS rol zitten worden alleen afgetekend op de deellijst (of via Elektronische Toedien Registratie), hier is geen tweede paraaf voor nodig.
Verpleegkundige/ verzorgende

Opiaten uit de werkvoorraad

Bij de werkvoorraad is het risico op misbruik groter omdat het een anonieme voorraad is. Er dient een controle door een tweede persoon plaats te vinden waarbij de restvoorraad gecontroleerd wordt.
Op het moment dat een opiaat toegediend moet worden, wordt deze door een medewerker uit de opiatenkluis gehaald. Er wordt getekend op de opiatenkaart. Er wordt door een tweede persoon gecontroleerd op de aantallen in de werkvoorraad (de restvoorraad). Hiervoor wordt getekend op de opiatenkaart. Dit mag ook op een later moment, maar moet in ieder geval binnen 24 uur na het uit de werkvoorraad halen.
Elke gift dient verantwoord te worden door middel van een paraaf. De gegevens van de patiënt moeten worden ingevuld op de opiatenkaart. De toediening moet vervolgens verantwoord worden op de deellijst met controle door een tweede persoon.
Verpleegkundige/ verzorgende

Volle kaart en retour opiaten

Als alle opiaten zijn toegediend en dus de kaart vol is, wordt er gecontroleerd of de kaart volledig ingevuld is. Dat betekend: is er getekend voor ontvangst, zijn alle giften afgetekend, is er een controle paraaf gezet bij de werkvoorraad.

De volledig ingevulde kaart wordt per e-mail of via de fax verstuurd naar de apotheek (apo@wza.nl). De originele volle kaart hoeft niet retour gestuurd te worden en mag vernietigd worden.

De afspraken over de afhandeling van een volle kaart staan op de opiatenkaart beschreven. Als niet alle velden en parafen zijn ingevuld, moet de instelling zorgen (eventueel onder verantwoording van de behandelend arts) dat dit alsnog wordt gedaan.

Verpleegkundige/ verzorgende
Arts
Als de terug gemailde opiatenkaart niet volledig ingevuld is, wordt er een standaard e-mail verstuurd dat de opiatenkaart niet in behandeling wordt genomen.
Apothekersassistent

Overgebleven opiaten worden retour gestuurd naar de apotheek. De medewerker van de instelling tekent op de kaart voor retour (bij: “in te vullen door instelling”) en maakt een kopie van de opiatenkaart voor eigen administratie (dit is het bewijs voor verzending). Hier wordt ook het e-mailadres ingevuld. De overgebleven opiaten worden in een envelop gedaan en dicht geplakt. De opiatenkaart wordt aan de envelop vast geniet en via de blauwe bak retour gestuurd naar de apotheek.
Verpleegkundige/verzorgende
Als de retour gestuurde opiaten in de apotheek zijn ontvangen worden deze door een apothekersassistent vernietigd, met controle van een tweede apothekersassistente. Beide apothekersassistenten paraferen hiervoor op de opiatenkaart. De afdeling ontvangt per e-mail de ingevulde opiatenkaart, dit is het bewijs van ontvangst en goede afhandeling.
Apothekersassistent

Verantwoording

De opiatenvoorraad op de instelling wordt 1 x per week gecontroleerd door de verantwoordelijke medewerker van de instelling of locatie. Controle van de voorraad houdt in dat het aantal aanwezige opiaten overeenkomt met het aantal lege regels op de opiatenkaart.
Verantwoordelijke medewerker instelling
De accountmanager van de betreffende instelling is ook contactpersoon voor de opiatenvoorraad.
De apotheek controleert tenminste 2 x per jaar de opiatenvoorraad bij de instelling. Hierbij wordt gekeken naar het assortiment, het verbruik en aantal aanwezig in de opiatenkast en naar een juiste administratie. Overbodige opiaten worden mee teruggenomen naar de ziekenhuisapotheek.
Accountmanager
De terug gestuurde opiatenkaarten worden alleen geaccepteerd wanneer ze volledig ingevuld zijn (alle giften zijn verantwoord en alle parafen zijn gezet). Indien de afdeling hier niet voor kan zorgen, moet de arts op de opiatenkaart paraferen voor akkoord en indien nodig voor een nieuwe levering.
Apothekersassistent

Verantwoordelijke mederwerker instelling / arts

De accountmanager houdt periodiek in de gaten dat er niet meer dan twee opiatenkaarten openstaan en of er geen onregelmatigheden in de administratie zitten. Hierdoor waarborgt de accountmanager een juiste opiatenwerkwijze.
Accountmanager
Ernstige afwijkingen waarbij er bijvoorbeeld opiaten kwijt zijn geraakt worden gemeld aan de teamleider FPZ instellingen. De teamleider overlegt dit indien nodig met de accountmanager en toezichthoudende apotheker van de betreffende instelling en onderneemt eventueel actie richting de instelling.
Teamleider FPZ instellingen
Toezichthoudend apotheker

Levering van medicatiecassettes met opiaten

Wanneer er een medicatiecassette met opiaten wordt aangevraagd via een opiatenrecept door een instelling, wordt de medicatiecassette door de apotheek ingevoerd in het medicatieverwerkingssysteem op naam van de patiënt. Hierdoor kan er via een leverantie een opiatenkaart uitgeprint worden en mee worden gegeven met de cassette.
Apothekersassistent
De afdeling kan op deze opiatenkaart de toediening van de medicatiecassette verantwoorden.
Verpleegkundige/ verzorgende

Levering buiten openingstijden

Buiten openingstijden van de ziekenhuisapotheek kunnen in noodgevallen opiaten opgehaald worden bij de Wilhelmina Apotheek. De afspraken voor de levering buiten openingstijden wordt beschreven in de procedure Dienstprotocol ziekenhuisapotheek.
itsluitend op vertoon van een recept of medicatiedeellijst wordt het benodigde aantal eenheden voor maximaal 24 uur afgeleverd door de assistente van de Wilhelmina Apotheek. Ook als de instelling opiaten tekort komen, moet een recept op naam van de patiënt overhandigd worden!

Door de Wilhelmina Apotheek worden opiaten alléén op naam van de patiënt afgeleverd. Opiaten voor de werkvoorraad worden niet geleverd door de Wilhelmina Apotheek.

Apothekersassistent Wilhelmina Apotheek
De opiatenkaart wordt in de Wilhelmina Apotheek ingevuld door de verpleegkundige. De opiatenkaart wordt niet meegegeven naar de instelling/afdeling.
Ingevuld moet worden:
– Datum van verwachte toediening
– Het aantal toegediend (altijd per stuk registreren!)
– Naam van de patiënt aan wie het opiaat toegediend gaat worden
– De geboortedatum van de patiënt
– Naam van de verpleegkundige
Indien het geleverde aantal stuks binnen 24 uur niet gebruikt wordt, moeten deze teruggebracht worden naar de Wilhelmina Apotheek en teruggeboekt worden op de betreffende opiatenkaart.
Verpleegkundige/ verzorgende

Afval

Opiaten waarvan de houdbaarheid is verlopen, moeten op de opiatenkaart worden genoteerd als ‘houdbaarheid verlopen’. Deze opiaten moeten retour gestuurd worden naar de ziekenhuisapotheek.
Verantwoordelijke medewerker instelling
Opiaten die verloren zijn gegaan (bijvoorbeeld door breuk of braken), moeten op de opiatenkaart worden genoteerd als ‘breuk/verlies’. Dit afval kan via de normale afvalstroom van de instelling vernietigd worden.

Eenheden waarvan een gedeelte gebruikt wordt (bijvoorbeeld een halve ampul), moeten als één eenheid worden afgeschreven op naam van de patiënt. Het restant kan via de normale afvalstroom vernietigd worden.

Verpleegkundige/ verzorgende
De geldende procedures met betrekking tot het toedienen en klaarmaken van (parenterale) geneesmiddelen is ook van toepassing op restanten.
Verantwoordelijke medewerker instelling

Archivering

De bewaartermijnen van opiumrecepten, opiatenkaarten en het logboek opiumkast staan vermeld in de werkinstructie Archieven ziekenhuisapotheek, bewaartermijnen en beheer van.
Correspondentie over afwijkingen in opiaten (bijvoorbeeld zoekgeraakte opiaten) wordt na het afhandelen per instelling gearchiveerd in de map ‘zoekgeraakte opiaten’.
Teamleider FPZ instellingen